Bir işletmeye en değerli evrakının ne olduğu sorulsa, birçok kişi banka hesaplarını, tapuları, sözleşmeleri veya çekleri işaret edebilir.
Oysa çoğu zaman işletmenin elindeki en önemli belgelerden biri sıradan görünen bir faturadır.
Çünkü ticari hayatın temelinde yalnızca mal ve hizmet alışverişi değil, bu işlemlerin ispatı da bulunmaktadır.
Bir ürün satın alındığında, bir hizmet alındığında veya bir satış gerçekleştirildiğinde, geriye kalan en önemli iz çoğu zaman faturadır. Aradan aylar hatta yıllar geçse bile işletmenin neyi, kimden, hangi bedelle aldığı veya sattığı çoğu zaman bu belge sayesinde ortaya konulabilmektedir.
Bu nedenle fatura yalnızca muhasebe kayıtlarının bir parçası değildir.
Aynı zamanda işletmenin hafızasıdır.
Vergisel açıdan bakıldığında da faturanın önemi daha net görülmektedir. Bir giderin, maliyetin veya ticari işlemin ispatında çoğu zaman ilk bakılan belge faturadır. Çünkü kayıtlı ekonominin temelinde belge düzeni bulunmaktadır.
Ancak faturanın değeri yalnızca vergiyle sınırlı değildir.
Ticari uyuşmazlıklarda, alacak takiplerinde, sözleşme ilişkilerinde ve hatta işletme yönetiminde dahi faturalar önemli bir bilgi kaynağıdır. Birçok işletme geçmişte yaptığı işlemleri banka hareketlerinden değil, düzenlediği veya aldığı faturalar sayesinde takip edebilmektedir.
İş dünyasında zaman zaman şu düşünceyle karşılaşılır:
“Nasıl olsa ödeme yapıldı.”
Oysa ödeme yapılmış olması ile işlemin doğru şekilde belgelendirilmiş olması aynı şey değildir.
Çünkü ticari hayatta para hareketi bir işlemin gerçekleştiğini gösterebilir. Ancak işlemin niteliğini, kapsamını ve taraflarını çoğu zaman belge ortaya koyar.
Belki de bu nedenle birçok mali uyuşmazlıkta tartışılan konu para değil, belgedir.
Güçlü işletmeler yalnızca satış yapan işletmeler değildir. Aynı zamanda yaptığı işlemleri doğru kayıt altına alan işletmelerdir.
Sonuç olarak bir fatura bazen yalnızca bir kâğıt parçası gibi görünebilir.
Ancak gerektiğinde bir giderin dayanağı, bir alacağın ispatı, bir vergi incelemesinin cevabı ve bir işletmenin geçmişine açılan kapı haline gelebilir.
Belki de bugün sorulması gereken soru şudur:
İşletmeler sahip oldukları varlıkları korumak için gösterdikleri özeni, yaptıkları işlemleri belgelendirmek için de gösteriyor mu?